sábado, 19 de junio de 2010

RESEÑA HISTORICA Y FOTOS EVIDENCIA

RESEÑA HISTORICA


La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, “Alma Mater” de la zona del Catatumbo y Nororiente Colombiano, nace institucionalmente el 18 de julio de 1974, a través del Acuerdo 003, como una opción de Educación Superior, para los estudiantes de la Provincia de Ocaña y su zona de influencia.
El 5 de marzo de 1975 se dio inicio a las labores académicas en el Antiguo Convento anexo al Templo de San Francisco, con un programa académico de corte tecnológico denominado “Tecnología en Matemáticas y Física” abriendo sus puertas a los estudiantes, en su mayoría profesores de Primaria y Secundaria. En 1981, gracias a la gestión del entonces Director, El Doctor Edmundo Sarmiento Núñez, el ICFES expide la resolución de que da inicio al programa de Tecnología en Producción Agropecuaria, programa con el cual adquiere un amplio desarrollo, crecen las expectativas y se dan solución inmediata, como la ampliación de la pequeña biblioteca existente.
Posteriormente con el fin de darle continuidad al programa de Tecnología en Producción Agropecuaria se aprueba para la seccional el Programa de Zootecnia, primero en la historia de la Universidad con completa autonomía, ya que en la sede central no existía dicho programa académico. En su constante preocupación el cuerpo docente y el personal Administrativo, logran más tarde crear el programa de Tecnología en Administración Comercial y Financiera, como una respuesta también al pensamiento comercial del habitante general de nuestra Provincia.
Esta nueva tecnología, alcanza su profesionalización, creándose en la seccional las carrera de: Administración de Empresas, las Ingenierías de Sistemas, Civil y mecánica, e igualmente un segundo ciclo de Profesionalización de Tecnología en Producción Agropecuaria, dirigido hacia la Ingeniería Ambiental. En el año 2004 se crea el programa de Contaduría Pública y en el año 2006 la carrera de Comunicación Social.

Departamento de contabilidad

El Departamento de contabilidad fue creado en el año 1996 por el director y demás jefes de otras dependencias, con el propósito de realizar informes contables para la Contaduría General de la Nación. Quien para ese año comenzó a exigir dichos informes a este tipo de entidades públicas.

Dentro de los mese junio y julio se enviaron los primeros informes con corte a diciembre de 1995, firmados por el señor José Arrieta como contador de la universidad, con el fin de cumplir con los requerimientos de la Contaduría General de la Nación.

Sucesivamente, se vio la necesidad de nombrar un contador público que asumiera la responsabilidad de realizar todos documentos competentes a esta dependencia de contabilidad; delegando este cargo en el año 1997 a la contadora Patricia Ramírez, quien ejerció sus funciones en esta oficina hasta el año 2004; reemplazada en ese año por la señora Olga Astrid Ospina Bonett como contadora de la universidad, quien hasta la fecha se sigue desempeñando.



* ANDREA FERNANDA PAEZ HERRERA*





*Nuestra gloria más grande no consiste en no haberse caido nunca, sino en haberse levantado después de cada caída*


En la oficina de trabajo







*Para empezar un gran proyecto, hace falta valentía. Para terminar un gran proyecto, hace falta perseverancia*
Foto con el Contador Jose Gabriel Arrieta



*Si quieres triunfar, no te quedes mirando la escalera. Empieza a subir, escalón por escalón, hasta que llegues arriba*






Con las auxiliares Andrea Verjel y Mariela Julio









*Si no sueñas, nunca encontrarás lo que hay más allá de tus sueños*
























*Cuando pierdes, no te fijes en lo que has perdido, sino en lo que te queda por ganar*






*Para triunfar en la vida, no es importante llegar el primero. Para triunfar simplemente hay que llegar, levantándose cada vez que se cae en el camino*

































































































































































































































































































































































































































DESCRIPCION DE LA EMPRESA

*DESCRIPCION DE LA EMPRESA*



Nombre de la Empresa: Universidad Francisco de Paula Santander

NIT Universidad: 800.163.130-8

Teléfono: 5691540 Ext. 113 – 110 Telefax 561 00 10.

Departamento: Unidad de Contabilidad

Jefe Inmediato: JOSE GABRIEL ARRIETA BAYONA

Horario de atención: Lunes a Viernes de 7:00 a.m. - 12:00 m. y 2:00 p.m. - 5:00 p.m.


La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, se encuentra a 2,8 Km del casco urbano de la ciudad de Ocaña, en el departamento Norte de Santander sede algodonal, adicionalmente cuenta con tres sedes, la sede de Bellas Artes ubicada en el centro de la ciudad que le brinda a los universitarios y a la comunidad en general, la posibilidad de estudiar Artes en sus diferentes modalidades, una sede en la Primavera en donde se encuentra uno de los proyectos más importantes de la región Ocaña Digital, la UFM estéreo y por ultimo una estación piscícola ubicada en el corregimiento de San Pablo (Teorama) que sirve como centro de base para practica de estudiantes y motor de desarrollo de la comunidad.

RAZON SOCIAL


*RAZON SOCIAL*



Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña

MISION

*MISIÒN*

UFPSO

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, como Universidad Pública, tiene como Misión, el compromiso de formar en el nivel superior, profesionales idóneos, mediante la generación y difusión del conocimiento en los ámbitos de la ciencia, la cultura y el arte, la técnica, la tecnología y las humanidades, con autonomía y vocación de servicio social. Atendiendo a su carácter de institución estatal, asume compromisos indelegables con la construcción de una sociedad justa y democrática.


UNIDAD DE CONTABILIDAD

La misión de la unidad de contabilidad es garantizar el adecuado registro contable de todas las operaciones con el fin de rendir información útil y confiable, requerida tanto interna como externamente.

VISION

*VISIÒN*

UFPSO

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, como institución de educación superior, con criterios de cobertura, calidad y diversidad de sus servicios, busca con la acreditación institucional, consolidarse como la IES, mas importante del nororiente del país, por su excelencia, eficiencia, pertinencia, competitividad, innovación, proyección e investigación.


UNIDAD DE CONTABILIDAD

La unidad de contabilidad de la UFPS seccional de Ocaña en los próximos años estará acorde con los requerimientos contables no sólo de la entidad, sino a los avances y criterios establecidos a nivel nacional e internacional.

DIAGNOSTICO DEL AREA FINANCIERA Y CONTABLE

*DIAGNOSTICO DEL AREA FINANCIERA Y CONTABLE*


DIAGNOSTICO : Palabra de origen griego que significa acto o arte de conocer. Se usa desde tiempos remotos en la medicina. Actualmente, la palabra “diagnostico” se utiliza en numerosos ámbitos.

El diagnostico es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una empresa, institución o área funcional, interesadas en plantear soluciones problemáticas o conflictivas, sometiéndose a un auto- análisis que debe conducir a un plan de acción concreto que permita solucionar la situación problemática.

Esta imagen nos muestra claramente los pasos a seguir para la elaboración de un buen diagnostico de una empresa
:



























Gracias a la oportunidad brindada por la UFPSO, desde el 12 de marzo del presente año me encuentro laborando como practicante en la Unidad de Contabilidad donde estoy muy agradada con lo aprendido y recordado, pues es un sitio donde se respira un ambiente de trabajo cordial y amable que cuenta con personas dispuestas a enseñar.

La Unidad de Contabilidad de la UFPSO es una dependencia de gran desempeño y eficacia gracias al liderazgo y autonomía de la Contadora OLGA ASTRID OSPINA BONETT, quien con ayuda de las dos auxiliares contables logran una eficaz realización de los objetivos y actividades propuestas en la sección sin dejar de lado la importancia de la comunicación para la creación de un ambiente agradable para así mejorar el desempeño de los integrantes del departamento.

El Departamento de Contabilidad de la UFPS seccional Ocaña tiene un ambiente de trabajo muy favorable que permite desarrollar las actividades laborales de la mejor manera posible.

Lo anterior describe muy bien la labor que ha venido realizando la Contadora OLGA ASTRID OSPINA BONETT, pero debido a cambios de personal, ella fue cambiada a la subdirección administrativa después de 6 años de estar liderando la Unidad de Contabilidad, lo cual hace que éste cargo cuente desde el día 23 de marzo de 2010 con un nuevo Jefe de la dependencia llamado JOSE GABRIEL ARRIETA BAYONA (Contador Público) quien antes laboraba en oficina de presupuesto.

En la Unidad de Contabilidad se lleva el registro diario de todas las operaciones financieras y económicas que realiza la Universidad, utilizando dos paquetes contables uno de ellos es el MICRO-10 y el otro es el SIF, el cual es diseñado por los ingenieros de la División de Sistemas, pero aún está en periodo de prueba, por lo que se hace necesario llevar los dos sistemas a la vez.
La contabilidad de la Universidad se encuentra registrada a partir del año 1996, hasta la fecha, además en la dependencia se tiene el archivo de todos los soportes contables desde dicha fecha.
La Universidad Francisco de Paula Santander a través de la Unidad de Contabilidad debe presentar informes a diferentes entidades gubernamentales, así:
A la Contaduría General de la Nación se presenta el CGN.01, CGN.02 y anexos con notas contables cada tres meses.
A la Contraloría General del Departamento se presentan los informes anteriores, mas las ejecuciones presupuestales en los meses de junio y diciembre.
A la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales se presenta la Retención en la fuente que se realiza cada mes, la Devolución del IVA que se realiza bimestralmente, el envío de la información exógena y la Declaración de Rentas y Patrimonio, las cuales se realizan anualmente en las fechas previstas por la DIAN.
Al Ministerio de Hacienda y Crédito Público se presenta dentro de los 5 primeros días del mes la relación del Servicio a la deuda.

La parte negativa que se ha encontrado en la Unidad de Contabilidad es la falta de espacio requerido para tan importante dependencia, pues a ésta llegan muchos papeles de trabajo y no hay espacio suficiente para poder tener toda esta información en un lugar más ordenado. Además del espacio requerido para los practicantes es muy reducido y reduce la labor de estas personas.

También, deberían existir mas equipos de cómputo, pues los practicantes tendrían una herramienta muy favorable y su colaboración sería mayor.

Por otra parte, debería existir mayor cuidado de las otras dependencias en el momento de enviar información a la Unidad de Contabilidad, pues se han visto errores numéricos que al ser comparados con el sistema no se muestra una igualdad y esto hace que atrase la labor realizada por las auxiliares.









PLAN DE ACCION

*PLAN DE ACCION*

De acuerdo al diagnostico realizado anteriormente, se determinaron varias fortalezas y debilidades las cuales fueron descritas claramente.

En la Unidad de Contabilidad de la UFPSO donde actualmente realizo la práctica de la materia Laboratorio Contable II, se percibe un ambiente muy agradable el cual debe mantenerse, pues para poder trabajar se necesita de éste factor, ya que sirve de motivación y da a las personas que trabajan allí un sentido de pertenencia con la entidad el cual se convierte en un hecho muy positivo.

La responsabilidad que tienen las personas que laboran en esta dependencia es muy grande, y por lo tanto de gran importancia, pues de ellos depende no ser sancionados por entidades de control como la DIAN, por lo cual deben seguir manejando esa eficiencia y eficacia que los caracteriza hasta el momento.

Por otra parte, se determino que no existe suficiente espacio para tan complicada labor, pues por el manejo de tantos papeles de trabajo se ven acosados por todos estos, los cuales dan un aspecto desordenado a la oficina y hace que en ocasiones se pierda información importante.

Además, sería bueno que existiera más espacio para las personas que realizan prácticas y pasantías en esta dependencia, pues son muy reducidos. Así como equipos de cómputo que serian muy necesarios solicitar ante la Universidad.

El envió de información a la Unidad de Contabilidad es de gran apoyo e importancia, y esta se está haciendo en ciertas ocasiones de forma errónea, para esto se requeriría aconsejar muy respetuosamente a las personas involucradas que presten más atención a sus actividades y así poder disminuir el gasto excesivo en papelería.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
*Tener actualizados correctamente las tarjetas de depreciación para un mayor orden.
* Preparar oportunamente la declaración de devolución del IVA.
* Envió de la Información Exógena a la DIAN.
* Presentación de la Declaración de Retención en la Fuente.
* Registrar correctamente la información en el modulo de cuentas por pagar SIF.
* Determinar las causas de diferencia entre el extracto bancario con los movimientos registrados en la empresa.
METAS
* Cumplir con lo establecido por la ley para la contabilización.
* Cumplir con todos los requisitos que ordena la norma mencionada y tomar los correctivos sugeridos para la respectiva devolución.
* Dar cumplimiento a los parámetros establecidos por la DIAN para la presentación de los medios magnéticos.
* Dar cumplimiento con las fechas estipuladas por la DIAN para Declaraciones Tributarias.
* Registrar correctamente las cuentas por pagar a los trabajadores de la UFPSO y demás compromisos adquiridos.
* Identificar claramente las causas de diferencia en los extractos y movimientos de la empresa.
INDICADORES
*ACTUALIZACION TARJETA DEPRECIACION BIENES MUEBLES.
* IVA RECIBIDO/IVA SOLICITADO.
* FORMATOS ENVIADOS/FORMATOS SOLICITADOS.
*DECLARACIONES OPORTUNAMENTE ENVIADAS/DECLARACIONES SOLICITADAS.
* MANEJO DEL MODULO DE CUENTAS POR PAGAR EN SIF (SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA).
* REVISION DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS.